Yazı İşleri Müdürlüğü

MECLİS VE ENCÜMEN KARAR İŞLERİ BİRİMİ

Meclis İşleri;

• Meclis Gündeminin Oluşturulması, Koordinasyonu, İlanı
• Meclis Kararlarının Yazımı, Onay Takibi ,Tebliği, Yayınlanması, Arşivlenmesi

Encümen İşleri;

• Encümen Gündeminin Oluşturulması, Koordinasyonu
• Encümen Kararlarının Yazımı, Onay Takibi, Tebliği, Arşivlenmesi

EVRAK KOORDİNASYON BİRİMİ

(Dilekçe, Gelen Evrak, Giden Evrak, Kurye b.)

Gelen Evrak;

• Dış Kurumdan Gelen (Posta-Tebligat-Kargo-Kep-Mail ve Faks) Evrakın Görevli Tarafından Belirlenmesi İşlemi Ve Teslim Alınması
• Gelen Evrakın Kayıt Altına Alınması
• Evrakın Tevzi İçin Müdüre İmzaya Sunulması
• Evrakın Kurum İçi tasnifi (Bilgi ve Gereği için gideceği müdürlüklerin belirlenmesi ) ile Acil, Gizli Evrak olarak Ayrılması Belge Fişi/ Barkot Dökülmesi ve Havale sürecinin tamamlanması
• İmza Süreci Tamamlanan Evrakın (Belge Fişi) İlgili Başkan Yardımcılarına Gönderilmek Üzere Zimmet Defterine Yazılması
• Acil ve Günlü Evrakın Takip Edilmesi İle Aidiyeti Ciheti İle Gelen Evrakın Takip İşlemi
• Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) Sistemi Üzerinden Kurumlardan ve Diğer Kişilerden Gelen Evrakın Kurum İçi Kayıt oluşturmak ve Dağıtım İşlemlerini Yapmak

Giden Evrak Ve Posta İşleri;

• Birimlerden Gelen Tüm Evrakların Zimmet Karşılığı Teslim Alınması
• Çıkış Kayıtlarının Yapılması
• Evrakların Zarflara Konularak Tartı İşleminin Yapılması
• Zarf Halinde Olan Evrakları Zimmet Karşılığı Posta Marifetiyle, Diğerlerini Müdürlükçe Onaylanmış Çalışma Programına Göre İlgililerine Bizzat Zimmet Karşılığı Teslim Edilmesi
• KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Sistemi Üzerinden Birimlerden Gelen Evrakın Gönderim İşlemlerini Yapmak

Posta Dağıtım ve Kurye;

• Müdürlüklerden Gelen Çıkışları Alınmış Evrakların Bizzat Zimmet Karşılığı İlgili Kurumlara Teslim Edilmesi
• Zimmet Karşılığı Alınmış Zarf Halinde Olan Evrakların Ücretinin Ödenerek Postaya Teslim Edilmesi
• Dış Kurumlardan Ümraniye Belediyemize Yazılmış Olan Evrakları Zimmetle Teslim Alınması, Gelen Evrak Birimine Zimmetle Teslim Edilmesi ve Kayda Alınmasının Sağlanması

Dilekçe;

• Vatandaşlardan gelen dilekçelerin elektronik ortamda kaydının yapılarak barkot verilmesi
• Vatandaşlardan teslim alınan dilekçe ve diğer evrakların ilgili müdürlüğe gönderilmek üzere zimmet ve elektronik ortamda tesliminin yapılması
• Müdür Havalesinden Sonra İlgili Başkan Yardımcısına Sunulmak Üzere Teslimi

Müdürlük Yazışmaları;

• Yazı İşleri Müdürlüğü İle İlgili Kurum İçi Ve Kurum Dışı Gelen Evrakın Cevaplandırılması
• Standart Dosya Planı Takibi ve “Saklama Planı” Oluşturulması
• Müdürlüğün İhtiyaçları İçin Satın Alım Talebi Açılması Ve Takibi
• Personel Özlük İşleri Ve Puantaj Takibinin Yapılması

KURUMSAL ARŞİV BİRİMİ

Kurumsal Arşiv;

• Kurum Arşiv Hizmetlerinin Yerine Getirilmesi (Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği)
• Birim Arşivinden Kurum Arşivine Arşivlik Malzemenin Kabulüne İlişkin İşlemlerin Yerine Getirilmesi
• Kurum Arşivinde Yapılacak İş ve İşlemler İçin Gerekli Yazışma İşlemlerinin Yapılması
• Arşivden, Birim Arşiv Sorumlularının Yararlanmasına İlişkin İşlemler
• Dijital Sistemin Takibi ve Güncellenmesi İşlemleri
• Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşturulması Ve İşletilmesi